Back-Office-Arbeit ist der Teil eines kleinen Unternehmens, für den niemand eingestellt wurde. Dazu gehören der monatliche Kostenbericht, das Förderantragsformular auf einem Behördenportal, der Vertrag, der zu 90 % der Vertrag vom letzten Jahr ist, Rechnungen, die mit dem Bankexport abgeglichen werden müssen, und die Spendenübersicht, die der Vorstand bis Freitag will.
Die meisten KI-Tools helfen dabei. Du fügst die Zahlen ein und bekommst eine Formel, oder du beschreibst den Vertrag und bekommst einen Entwurf. Die Arbeit bleibt trotzdem bei dir: Du öffnest die Datei, kopierst das Ergebnis hinein, füllst das Portal aus und schickst alles ab.
Dieser Beitrag vergleicht Tools nach der anderen Frage: Welche bringen den Job zu Ende? Sie öffnen die echte Tabelle, füllen das echte Formular aus und legen die fertige Datei dorthin, wo sie hingehört. Du bekommst also etwas zum Prüfen zurück und keinen Entwurf, den du noch fertigstellen musst.
Offenlegung: TODO for AI ist unser Produkt. Das Back-Office kleiner Firmen ist das, wofür unsere zahlenden Teams es am meisten nutzen. Deshalb haben wir diesen Beitrag geschrieben. Die Grenzen stehen weiter unten.
Der Test
Fünf Aufgaben, die ein Back-Office in einem kleinen Unternehmen jeden Monat erledigt. Für jedes Tool haben wir gefragt, worauf es tatsächlich zugreifen kann. Das ist eine Prüfung dessen, was jedes Tool erreichen kann, auf Basis der Dokumentation des jeweiligen Anbieters. Es ist kein Benchmark, den wir mit allen sechs durchgeführt haben.
- Kostenbericht. Nimm den Bankexport vom letzten Monat (CSV), ordne die Kosten Kategorien zu und aktualisiere den Excel-Bericht, der jeden Monat dasselbe Layout hat.
- Förderantrag oder Ausschreibungsformular. Fülle einen Antrag auf dem Webportal einer Behörde oder Stiftung aus, hinter einem Login, aus Dokumenten in einem Ordner.
- Vertrag. Erstelle den Vertrag für dieses Jahr aus der Word-Datei vom letzten Jahr, mit neuen Namen, Daten und Beträgen, und speichere ihn zur Unterschrift.
- Rechnungen. Gleiche die Rechnungen des Monats mit den Zahlungen ab und liste auf, was fehlt.
- Zusammenfassung für den Vorstand. Ein einseitiger Bericht mit den Zahlen aus 1 und 4, per E-Mail verschickt.
Die kurze Antwort
| Wenn dein Back-Office hauptsächlich hier liegt | Wahl |
|---|---|
| In mehreren Tools, Portalen und Dateien, und ein Team teilt sich die Arbeit | TODO for AI |
| Nur Microsoft 365 | Copilot Cowork |
| In Ordnern voller Dokumente, und eine Person delegiert | Claude (Cowork) |
| ChatGPT, das das Team schon bezahlt | ChatGPT Work |
| Google Workspace | Gemini in Workspace |
| In einem wiederkehrenden Prozess, jede Woche gleich | Lindy |
1. TODO for AI: am besten, um Back-Office-Arbeit über mehrere Tools hinweg fertigzustellen
Eine To-do-Liste für das Unternehmen, bei der die Einträge von KI erledigt werden. Du schreibst „Kostenbericht Oktober aus dem Bankexport aktualisieren“ aufs Board. Ein Agent öffnet die Dateien, erledigt es und hängt das Ergebnis an die Karte, mit einem Protokoll dessen, was er getan hat.
Das macht den Unterschied zwischen fertig und Entwurf:
- Es arbeitet an den echten Dateien. Es liest und schreibt Excel- und Word-Dateien direkt (
.xlsx,.docx), auf deinem PC über eine kleine Bridge oder auf seiner Cloud-VM. Der Bericht kommt als Bericht zurück, nicht als Formel zum Einfügen. - Es arbeitet in deinem eingeloggten Browser. Eine Chrome-Erweiterung steuert die Tabs, die du anhängst. So sind das Förderportal, die Weboberfläche der Bank, das Buchhaltungstool und Outlook im Web ohne API erreichbar. Aufgabe 2, die die meisten Tools nicht können, ist eine Browser-Aufgabe.
- Das Team sieht die Arbeit. Das Board ist geteilt. Die Person, die die Buchhaltung macht, kann also sehen, was die KI abgelegt hat, und es prüfen, bevor etwas im Namen der Organisation eingereicht wird. Pro Tool stellst du ein: erlauben, vorher fragen oder blockieren.
- Ein Preis fürs Team. Die Seats kommen in einen gemeinsamen Pool, und alle Modelle sind inklusive.
Belege: Unser größter zahlender Kunde ist eine gemeinnützige Organisation im Team-Plan. Sie nutzt es genau für diese Liste: Tabellen, Spenden- und Kostenberichte, Förderformulare, Verträge und Buchhaltung. Das ist ein Kunde, keine Studie, aber es ist die Arbeit, für die das Produkt bezahlt wird. (Wir nennen keine Kunden ohne deren schriftliches OK.)
Wo es schwächer ist: Es ist keine Buchhaltungssoftware. Es ersetzt also dein Buchhaltungssystem nicht und reicht deine Steuererklärung nicht ein. Für Browser-Aufgaben muss Chrome laufen. Die Berechtigungen gelten pro Tool, nicht pro Betrag. „Vorher fragen bei jeder Zahlung über €500“ versteht es also nicht. Stell bei allem, was etwas einreicht oder bezahlt, „vorher fragen“ ein. Die Einrichtung braucht eine Extension-Installation und die Bridge, falls die Dateien auf deinem PC liegen.
Im Test: alle fünf, wenn das Portal in einem angehängten Tab offen ist und die Dateien auf einem verbundenen Rechner liegen oder hochgeladen sind.
2. Copilot Cowork: am besten, wenn das Back-Office komplett in Microsoft 365 liegt
Es arbeitet in Excel, Word, Outlook, Teams und SharePoint, mit den Berechtigungen, die die IT schon eingerichtet hat. Die Aufgaben 1, 3 und 5 sind genau das, wofür es gebaut ist. Aufgabe 4 klappt, wenn Rechnungen und Zahlungen in Microsoft-365-Dateien liegen. Aufgabe 2 braucht das Webportal, und das Browsen ist eine Preview über Edge im Frontier-Programm von Microsoft. Du brauchst eine Copilot-Lizenz ($18 pro Nutzer, jährlich, als Aktion bis Ende 2026), dazu Copilot Credits pro Aufgabe. Vergleich.
3. Claude, mit Cowork: beste Dokumentqualität
Gib ihm einen Ordner und ein Ziel vor, und es liefert Tabellen mit funktionierenden Formeln und gut strukturierte Dokumente. Claude in Chrome kann Portale, bei denen du angemeldet bist, in jedem kostenpflichtigen Tarif ausfüllen. Es ist stark bei 1, 3, 4 und 5 und kann 2 erledigen, solange du dabei bist. Es läuft in Anthropics Sandbox mit den Ordnern, die du freigibst, ist auf die Sitzungen einer einzelnen Person ausgelegt und nutzt nur Anthropic-Modelle. Ab $20. Vergleich.
4. ChatGPT Work: am besten, wenn du schon für ChatGPT zahlst
OpenAIs Agent für „fertige Ergebnisse“: Tabellen, Folien und Dokumente, dazu geplante Aufgaben. Auf dem Desktop kann er lokale Dateien und Apps nutzen. Sein Cloud-Browser meldet sich in einer eigenen Sitzung auf Seiten an, statt deine zu nutzen. Gut bei 1, 3 und 5. Ab $20, oder Business für $25 pro Seat.
5. Gemini in Google Workspace: am besten, wenn das Büro auf Google läuft
Gemini steckt ab Business Standard (13,60 € pro Nutzer, jährlich) in Sheets, Docs und Gmail, und Workspace Studio baut einfache Agenten in normaler Sprache. Es ist stark innerhalb der Google-Apps und kann auf das Portal oder das Buchhaltungstool außerhalb davon nicht zugreifen.
6. Lindy: am besten für den einen Prozess, den du jede Woche wiederholst
Wenn Rechnungen per E-Mail kommen und immer dieselben Schritte durchlaufen, baut Lindy diesen Ablauf einmal und führt ihn jedes Mal aus. Schwach ist es bei der monatlichen Einmalaufgabe: ein neues Förderformular, der Vertrag für dieses Jahr. Ab $30 für 3.000 Credits. Vergleich.
Im direkten Vergleich
| Kostenbericht in Excel | Förderformular auf einem Portal | Vertrag in Word | Team sieht die Arbeit | Ab | |
|---|---|---|---|---|---|
| TODO for AI | Ja, die echte Datei | Ja, dein Browser | Ja, die echte Datei | Ein gemeinsames Board | Kostenlos, $20 |
| Copilot Cowork | Ja | Edge, Preview | Ja | Pro Nutzer | $18 + Credits |
| Claude (Cowork) | Ja | Claude in Chrome | Ja | Projekte im Team-Plan geteilt | $20 |
| ChatGPT Work | Ja | Cloud-Browser, dort anmelden | Ja | Geteilte geplante Aufgaben | $20 |
| Gemini in Workspace | In Sheets | Nein | In Docs | Workspace-Freigabe | 13,60 € |
| Lindy | Wenn du den Ablauf baust | Computer Use | Wenn du den Ablauf baust | Geteilte Workflows | $30 |
So wählst du
Wo lebt dein Back-Office? Lautet die Antwort „Excel und Outlook, sonst nichts“, ist Copilot Cowork der geringste Aufwand beim Ausrollen. Bei Google nimm Gemini. Lautet sie „Excel, ein Bankportal, eine Behörden-Website, das Buchhaltungstool und das Postfach von jemandem“, brauchst du etwas, das in deinem Browser arbeitet und deine Dateien bearbeiten kann. Diese Liste ist kurz.
Wer prüft die Arbeit? In einem kleinen Büro wird die Person, die die Aufgabe früher gemacht hat, zur Person, die sie prüft. Das klappt am besten, wenn die Arbeit der KI auf derselben Liste steht wie ihre eigene und nicht im Chatverlauf von jemand anderem.
Probier es an deiner eigenen Liste: todofor.ai. Der Einstieg ist kostenlos; $2 Nutzungsguthaben sind inklusive. Pack die fünf Back-Office-Aufgaben dieses Monats aufs Board und sieh, welche fertig zurückkommen.